Wat te doen bij groeipijn? Een organisatiecasus

Een organisatiecasus

Even uitrusten op het dek in de zon, je broer op z’n kop geven dat hij iets niet op tijd heeft gedaan, een sigaretje roken in de productiehal, een klein foutje maken ‘ach wat geeft het’, af en toe een offerte maken voor een klant waarbij je tijd genoeg hebt om zelf de opmaak te doen, printjes maken in verschillende kleuren: een witte voor de klant en een roze voor in de map… Het was er niet meer bij. Verre van dat! Het kon absoluut niet meer. Ze stroomden over van het werk, de audits en de inspecties. En toch was er nog steeds dezelfde mindset, die stamde uit de tijd dat het allemaal wel kon.

Het voortraject

Na een uitgebreide intake- en contracteringsfase gingen we aan de slag. We begonnen met een actieonderzoek. We besteedden aandacht aan de onderlinge communicatie, tussen medewerkers maar ook tussen afdelingen. We haalden verschillende verhalen op. Gingen gesprekken aan over lastige kwesties. En betrokken hierbij de directie en het MT. We interviewden verschillende medewerkers en vroegen hun perspectief op de ontwikkeling van het bedrijf. Sommige delen van de interviews namen we op met onze iPhones. Een, volgens sommigen, dappere aanpak…

De interventie

Het moest, naast oplossingen opleveren, ook leuk zijn, dus we maakten korte docu’s van de filmpjes met hele herkenbare beelden voor deze mensen. Deze lieten we zien tijdens een eerste bijeenkomst. Het was lachen! Maar… ook serieus. Want er werden wel een aantal dingen gezegd in de film waardoor men toch even achter de oren moest krabben. De kritische geluiden werden gehoord en erkend. En we organiseerden er gesprekken over door middel van waarderende interviews. Wat belangrijk was: het hele team was erbij, inclusief de directeur.

Na de eerste bijeenkomst heeft het team een aantal veranderingen zelf ingevoerd. Ze vergaderen bijvoorbeeld één keer in de twee weken. Vernieuwend? Voor deze mensen wel, zij vergaderden immers nooit. En daar moesten ze ook even aan wennen.

We organiseerden en begeleidden twee van deze bijeenkomsten. Tijdens de tweede evalueerden we de successen, en de aandachtspunten. En haakten we ook daar weer op aan.

Het effect: meer communicatie

Er is meer communicatie onderling: binnen afdelingen én tussen afdelingen. Bij deze communicatie hoort ook elkaar aanspreken. Niet voor iedereen leuk, maar zo belangrijk! De processen verlopen soepeler, de hygiëne en kwaliteit van de productie is beter. En, de manager hoeft minder brandjes te blussen, want de medewerkers kunnen het zelf. Zij kan zich vanaf nu beter concentreren op haar ware taken als manager. En dat komt de organisatie absoluut ten goede.

Onze uitgangspunten

Wij als interventiekundigen kunnen nooit alles weten van de organisatie. En dus weten wij het ook niet beter dan onze klant. We zorgen ervoor dat de klant zelf verder kan, in de tussentijd of als wij zijn vertrokken. Als wij een organisatie begeleiden helpen we de klant met het vinden van het eigen oplossend vermogen.

En daarbij gaan wij ervan uit dat er, naast dingen die niet goed gaan, altijd dingen zijn die wel goed gaan. Soms worden ze niet gezien. Vaak zit in deze successen de sleutel tot meer succes.

Loop je ergens tegenaan met jouw organisatie, afdeling of team? Bel ons met je vraag en we kijken direct wat we voor jou kunnen betekenen. Wij leveren altijd maatwerk.

Genoten van deze organisatiecasus? Lees meer casussen, onder andere over teamontwikkeling en managementcoaching.

Door Barbara van Kesteren – mede-eigenaar Instituut voor Interventiekunde