Eind goed al goed … over hoe eValueren ook kan – door Chris Grijns en Hanneke Laarakker

Het management vraagt externe begeleiding voor een deskundigheidsbevordering voor de teams die niet lekker lopen. Om te vertellen wat de doelen zijn van de samenwerking in deze teams en binnen welke kaders die plaatsvindt. En om vandaaruit in gesprek te gaan met elkaar. In de hoop dat dan iedereen weer de neuzen dezelfde kant op heeft. Het is fijn als medewerkers dit van een buitenstaander horen, ook omdat intern er soms een sfeer van ‘defensieve communicatie’ heerst. Eén van de managers zegt: “hoe kan ik het nu zó zeggen dat ik niet op iemands tenen sta”.

Uit het verdere gesprek blijkt dat het om een kleine groep ontevreden mensen gaat. In de andere teams loopt het eigenlijk best goed. Maar wat in die teams de succesfactoren zijn, is niet precies bekend. Na een jaar is evalueren met alle 45 medewerkers dus eigenlijk een logische stap.

Evalueren is toe te juichen, vinden wij. In veel organisaties en werkprocessen is dat een stiefkind en is er eerder sprake van impliciete koerswijziging, soms terug naar af. Binnen projectmatig werken, bij audits en zeker in het onderwijs is evalueren wel gebruikelijk.

Het gaat dan meestal over een procesevaluatie of een evaluatie achteraf op grond van resultaten. De focus is om te ontdekken wat ‘niet werkt’. Als duidelijk wordt waar de schoen wringt, zoekt de organisatie een oplossing voor het probleem.

Als interventiekundigen met een Appreciative Inquiry-voorkeur vinden wij ons daarentegen in de uitspraak;

 ‘als je onderzoekt wat er goed gaat, ontstaat als vanzelf ook de ruimte voor en de nieuwsgierigheid naar datgene wat er misgaat of verbetering behoeft.’

 Onze opdrachtgevers beamen dit en worden enthousiast voor een Waarderende eValuatie. We stellen voor om te beginnen met de klassieke AI-cyclus, aangevuld met een specifieke eValuatie interventie. En zo starten we samen met managers en de 45 medewerkers uit 15 kleine teams met het ‘tweetallen interview’ over de vraag om een verhaal te vertellen over een situatie waarin het je lukte om goede zorg te verlenen vanuit je huidige team.

Na de uitwisseling in viertallen zoeken groepjes van acht naar de gezamenlijke waarden. En als extra vragen we deelnemers om te benoemen hoe deze waarden in hun samenwerking doorklinken.

Daarmee hebben we de thema’s voor de evaluatie te pakken. Terwijl de deelnemers met elkaar op flappen metaforen over de ideale samenwerking tekenen, halen wij, ondersteund door de behulpzame secretaresse, de waarden en de thema’s op uit de verschillende subgroepen. Op basis hiervan construeren we ter plekke een vragenlijst. We maken een ‘half open’ scoringsformulier. De subgroepen zijn geanimeerd in gesprek en presenteren elkaar daarna hun droom voor de toekomst. Tekeningen op flap, voordrachten, een lied, een gedicht. Er klinkt veelvuldig applaus, de energie is voelbaar. En dan zijn de  eValuatieformulieren klaar. We lassen stilte in voor het individueel invullen van de formulieren met de door hen zelf geformuleerde twintig thema’s. Ieder kiest de belangrijkste vijf thema’s.  Ze geven aan wat ze willen koesteren, waar ze meer van willen, en wat hun eigen bijdrage zal zijn.

We hopen dat deze reflectie bijdraagt aan het vormgeven van de ideale samenwerking in het eigen team. Elke deelnemer houdt het eigen eValuatieformulier als persoonlijke reminder en wisselt hierover nog tijdens de plenaire bijeenkomst uit met een aantal collega’s. Daarna vragen we ieder om een eerste concrete verbeterstap op een kaartje te noteren. De kaartjes gaan in een ‘teamdoos’. De eerstvolgende vergadering opent het team deze doos met goede voornemens. Daarmee vervolgt het eValuatiegesprek in het eigen team.

Net als de managers zijn wij als begeleiders nieuwsgierig naar hoe het ‘verwezenlijken’ in de praktijk zal uitpakken. We hebben er alle vertrouwen in. Ook uit de terugblik op deze ochtend blijkt dat de deelnemers deze manier van met elkaar eValueren gewaardeerd hebben.

Enkele uitspraken op de vraag ‘wat heb je het meest gewaardeerd in deze bijeenkomst?’:

• De werkvormen: afwisselend
• Efficiënt en positief werken
• Dat we allemaal samen zaten
• Het kunnen praten over de ideale situatie voor mij
• Uitwisseling van ervaringen met collega’s
• Mooie methode om mee te werken
• Openheid in het algemeen

Welkom op onze Workshop Valueer het evalueren!

Naar aanleiding van deze positieve ervaring willen we graag met collega interventiekundigen en AI-trainers in gesprek over de vraag op welke manier we Waarderend kunnen evalueren. Welke werkvorm gebruiken jullie? En pas je ook waarderend evalueren toe als losse interventie in bestaande processen? Wat zijn onze ervaringen? En waar willen we meer van?

We gaan er graag met u over in gesprek tijdens de workshop Valueer het evalueren! op donderdag 2 maart 2017, 19:30 uur.

Hanneke Laarakker en Chris Grijns, (student) interventiekundigen van de Postmaster Opleiding Interventiekunde te Amsterdam