Instituut Voor Interventiekunde

Het succes van een summit

Recent maakte ik deel van de organisatie van een summit, bij een grote gemeente. Na een bruisende dag, zoals gehoopt, praatten we nog even na. We waren moe en voldaan. Onze opdrachtgever biechtte op: ‘Ik heb de magie van Appreciative Inquiry vaak zien werken, maar toch wist ik niet zeker of het nu ook zou lukken. Ik vond het wel spannend.’ Dat viel te begrijpen: de hoogste in de hiërarchie was er ook bij. Vooraf weet je nooit zeker wat het resultaat zal zijn. Je weet alleen dat je in een dialogisch proces stapt waarvan het eindpunt nog ongewis is. En dat is precies het punt.

Wat is een summit?

Een summit is een ‘large scale intervention’: een bijeenkomst van veel mensen waarin je de dialoog aangaat over een of meerdere thema’s. Een summit vraagt grote organisatiekracht, zodat je zoveel mogelijk stakeholders in de zaal krijgt en de uitkomsten van de summit ruimte krijgen zich verder te ontwikkelen. Je doet een summit om bijvoorbeeld samen een nieuwe visie te vormen, invulling te geven aan organisatiewaarden, of tezamen op pad te gaan richting een nieuwe koers. Met een summit organiseer je dialoog op grote schaal, zelforganisatie en ruimte voor nieuwe plannen en initiatieven. Niet de directie alleen bepaalt die plannen, de visie of de koers, maar vooral ook de stakeholders die meedoen. Spannend? Zeker! Nuttig? Absoluut.

Het woord summit is niet bij iedereen bekend. Summit is een veelgebruikte term onder mensen die veel met Appreciative Inquiry (AI) werken. De summit kun je mooi volgens de methode van AI inrichten: de 5-D cyclus (of voor degenen die bij ons een opleiding hebben gevolgd: de 6-V cyclus).

6 v cyclus waarderend onderzoeken

Waarom zou je een summit doen?

Er zijn een aantal woorden die bij me opkomen: betrokkenheid, diversiteit, meerstemmigheid, draagvlak en eigen initiatief.

Dit organiseer je door goed te letten op welke stakeholders je uitnodigt en hoe je programma in elkaar steekt. Liefst nodig je mensen uit die verschillende groepen representeren, bijvoorbeeld leveranciers, medewerkers, leidinggevenden, etc. Niet te vergeten: je nodigt ook de ‘uiteindelijke klant’ uit. Dat zijn degenen waarvoor je alles uiteindelijk doet, voor wie je bestaat. Denk aan burgers van je gemeente, ouders en kinderen die verbonden zijn met je school, patiënten van je ziekenhuis of zorginstelling, noem maar op.

Hier gaat het er niet om dat je ‘met de neuzen dezelfde kant op staat’, maar juist met de neuzen naar elkaar toe staat. Verschillende perspectieven komen samen via dialoog en komen uiteindelijk terecht in wat je het eindresultaat kunt noemen: de visie, het beeld, de waarden, de koers, etc.

Het echte werk wordt door deze stakeholders verricht. Zij gaan veel in gesprek met elkaar, eindigend in actieplannen waar ze commitment op geven. Dit betekent ook dat zij veel inspraak hebben in de nieuwe visie, koers, waarden, etc. En ze krijgen ruimte om dit op hun eigen manier concreet te maken.

Welke ideeën de stakeholders krijgen en welke plannen zij maken, weet je vooraf niet. Steun bij die ideeën van de leiding is wel essentieel. Je vraagt de leiding vooraf om deze nog onbekende en onzichtbare ideeën en plannen te steunen. Daar krijg je wel wat voor terug: betrokkenheid, draagvlak en intrinsieke motivatie.

Als je zoveel mensen bij elkaar in een ruimte zet, fysiek of virtueel, creëer je ook gemeenschapszin: we doen dit met elkaar. Een van de reacties die ik ooit kreeg tijdens een summit van een deelnemer: ‘ik heb zojuist een goed gesprek gevoerd met een collega. Dat doen we veel te weinig! Het was heel waardevol.’

Kortom, je zet een grote beweging in gang. Denk aan rimpels in het water: de beweging rimpelt door naar andere delen van de organisatie en naar de toekomst. Bovenstaande punten zijn ook sleutels die een summit tot een succes maken.

Het zwaartepunt ligt op de periode na de summit

Ten slotte, een summit is nooit een doel op zich. Het is leuk, een volle dag die gonst van de gesprekken en ontmoetingen. Maar ‘leuk’ is nooit genoeg. Waartoe leidt dit? Hoe zorg je ervoor dat de energie van de summit vast wordt gehouden? Tijdens een summit wordt er aandacht, tijd en energie besteed aan actieplannen, waar mensen zich aan committeren. Voor de uitvoer van deze plannen is ruimte nodig in tijd en geld. Idealiter denk je hier vooraf al over na: aan hoeveel ideeën wil je de ruimte geven, hoeveel budget is er en wie van de kerngroep houdt contact met welk initiatief.

Wij zeggen dan ook wel dat het zwaartepunt van een summit op de dagen, weken en maanden na de summit ligt. Dit is misschien wel het belangrijkste element voor een succesvolle summit: houd je ogen daarop gericht.

 

 

Door: Barbara van Kesteren