Organisatieontwikkeling en de kracht van verhalen.

Een bijzonder bedrijf

Een paar jaar geleden mocht ik een opdracht doen in een zeer interessant internationaal opererend bedrijf. Ik keek mijn ogen uit toen ik er voor het eerst kwam. Een familiebedrijf van honderden jaren oud en dat internationaal geen gelijke kent. Het hoofdkantoor gevestigd in een eeuwenoud herenhuis waar in de kelder de keuken uit de achttiende eeuw nog intact was. Het hele pand ademde geschiedenis.

Vraag aan ons

Het bedrijf was zeer succesvol en groeide gestaag. Wij werden gevraagd om te helpen bij het realiseren van meer efficiëntie, betere kwaliteit van de eindproducten en meer verantwoordelijkheidsgevoel bij de medewerkers. Het was een bedrijf waar precies gewerkt moest worden vanwege de hoge wettelijke eisen: hygiëne, veiligheid en luchtkwaliteit waren belangrijk maar er waren ook vele internationale administratieve eisen. Heel interessant om daar mee te mogen denken.

Eisen aan het werk

Nieuwe grote klanten werden binnengehaald en de productie ging fors omhoog. De klanten hadden ook nieuwe vragen: maatwerk werd het devies. Het magazijn moest groter, de procedures efficiënter, het samenwerkingsproces meer betrokken en verantwoordelijk, de kwaliteit beter. Er gingen veel verhalen rond en sommige verhalen werden steeds groter, bijvoorbeeld die over de goede oude tijd.

Dit oude familiebedrijf was in korte tijd gegroeid en deze groei ging voorlopig gewoon door. De directie zag dat het steeds moeilijker werd om te werken als een ‘geoliede’ machine.

Maar…….het was zo druk dat er eigenlijk geen tijd was voor reflectie en teamsessies. Bovendien was de ervaring daarmee niet positief dus enige scepsis was er ook.

Aansluiten bij wat er is

Een kolfje naar ons hand omdat we creatief moesten worden in onze werkwijze. Er waren geen vergaderingen in dit familiebedrijf dus daarbij konden we niet aansluiten. Onderling overleg ging via bilateraaltjes, via de bedrijfsmanager en via de mail. We snapten de overwegingen van onze opdrachtgever en zochten naar manieren om aan te sluiten bij de mogelijkheden van dit moment.

We waren geïntrigeerd door het feit dat het familiebedrijf een lange historie kende, waarvan we plukjes en beetjes gehoord hadden tijdens onze kennismaking. En wat was de betekenis van de geschiedenis voor de medewerkers van nu? Daar wilden we meer van weten! Dus we besloten een interviewronde te houden onder de medewerkers, tijdens het werk. Iedereen kon dan doorwerken en ons ondertussen hun ‘eigen verhaal’ vertellen over dit bedrijf.

Eén van de medewerkers had al eens geopperd om een marketingfilm te maken over het bedrijf voor op de website. Om daarbij aan te sluiten, besloten we de verhalen en het werk te filmen, zodat we een beeldimpressie konden geven. De film gebruikten we om tijdens een teambijeenkomst van een halve dag enkele belangrijke thema’s over groei en ontwikkeling te bespreken. Wie weet was het ook een aanzet voor een marketingfilm.

Verhalen en Appreciative Inquiry

In een aantal dagen haalden we verhalen op van bijna alle medewerkers. Het bleek dat in de verhalen verschillende thema’s als vanzelf kwamen bovendrijven. Trots, samenwerking, ontwikkeling en groei: logisch dat dit op tafel kwam want het waren actuele thema’s.

We maakten compilaties van het filmmateriaal rond de verschillende thema’s en op de teambijeenkomst lieten we steeds een filmpje zien om daar vervolgens over in gesprek te gaan. Steeds op een andere manier en volgens de werkwijze van Appreciative Inquiry.

Trots en andere verhalen

We waren zelf verrast over de reacties. De aanwezigen waren enthousiast over de filmpjes: sommige bijdragen werden met gelach ontvangen, andere bijdragen maakten iedereen even stil. Het leverde levendige gesprekken op. Medewerkers waren meteen met elkaar in gesprek! Dat wilden we graag.

In de pauze vertelde de directeur enigszins geëmotioneerd: “ik wist helemaal niet dat er zoveel mensen trots zijn op dit bedrijf, wat fantastisch. Daar besteden we eigenlijk nooit aandacht aan”. En we hoorden: “mooi om rechtstreeks van collega’s te horen wat ze vinden, je leert elkaar zo beter kennen”. Aan het eind van de dag zei iemand tijdens de afsluiting: ”vandaag heeft voor mij opgeleverd dat we eigenlijk allemaal hetzelfde willen, maar dat we te weinig praten met elkaar”. Een andere reactie was: “ we zeggen hetzelfde, maar in andere woorden. Goed om hier een keer bij stil gestaan te hebben”.

Hoe verhalen werken

Het traject heeft het verhaal van de organisatie veranderd van een verhaal over heimwee naar wat geweest is en nooit meer terugkomt naar een verhaal over trots en betrokkenheid en de energie om samen ambities waar te maken.

Natuurlijk begon daarna pas het echte werk, maar wij vertrokken met een tevreden gevoel en het vertrouwen dat dit bedrijf een mooie toekomst tegemoet zou gaan.

Organisatieontwikkeling en de kracht van verhalen

Voor mijzelf heb ik de kracht ervaren van het delen van verhalen, de energie die dat kan geven en de verbinding die ontstaat als individuele verhalen groeien tot een ‘corporate story’. Bovendien hadden we van tevoren niet gedacht dat het filmen van de verhalen zo krachtig is. Deze werkwijze houden we erin.

Meer weten over Appreciative Inquiry? Het Basisjaar begint op 12 maart!

Door Hanneke Laarakker – mede-eigenaar van het Instituut voor Interventiekunde.